Klik hier voor de PFD-versie.

Handleiding verzending naar buiten de EU

PDF Export handleiding DPD

Export checklist DPD

Machtiging buiten EU boven €1000

PDF Pro forma factuur

PDF Instructie aanmaken (digitale Pro forma) via MyDHL+

machtiging Kanaaleilanden?

PDF Digitale pro forma DHL

DHL Express : landen, zones, tarieven, aanmelden, account

DHL Paperless trade activeren

DHL Quick Reference guide

DHL Upload CSV bestand

Verzending naar buiten de EU is helaas altijd een stuk ingewikkelder (en duurder) dan verzending binnen de EU. In de bijlage tref je onder meer onze handleiding 'Verzending naar buiten de EU' aan. Deze moet precies worden gevolgd, omdat de pakketten langs de Douane moeten (moeten worden ingeklaard) en dan aan alle formaliteiten moet zijn voldaan. Verzending naar buiten de EU betekent ook, dat jij jouw klant een factuur dient te sturen met 0% btw.

Bij alle zendingen buiten de EU is een Engelstalige douanefactuur (ook Pro forma genoemd) verplicht. De pakketdienst verzorgt op basis van de gegevens van de pro forma factuur de inklaring en er is lokale btw en accijns verschuldigd naar de tarieven van het bestemmingsland. Je geeft op de pro forma aan of de accijns (inclusief eventuele invoerrechten) en btw aan jou in rekening moet worden gebracht (Incoterm DDP) of dat de pakketdienst dit aan de ontvanger in rekening moet brengen (Incoterm DAP). Je maakt de proforma per zending (1 of meer pakketten tegelijk van 1 adres naar 1 adres). Bij DHL doe je dat via MyDHL+, Paperless Trade, waardoor deze online naar DHL gaat en niet op het pakket behoeft te worden bevestigd. Bij verzending met DPD kun je het pro forma formulier (in vijfvoud op het pakket bevestigen) en de invultoelichting downloaden vanaf onze website; Informatie; tab downloads).

Als je bij een zending aangeeft dat de waarde 6000 euro of hoger is, is een gelegaliseerd Certificaat van Oorsprong (EUR1) verplicht. Vraag dit document digitaal aan bij de Kamer van Koophandel en laat het door hen legaliseren. Je dient dit document op het pakket te bevestigen. Bij bedragen lager dan 6000 euro volstaat de factuurverklaring op de pro forma factuur. Hierdoor wordt gebruik gemaakt van het handelsakkoord dat de EU heeft met het bestemmingsland (minder invoerrechten).

Verzending naar Zwitserland, Noorwegen; Guernsey; Jersey

Zwitserland: er geldt een maximum van 20 kg inhoud (24 flessen van 75 cl) en champagne is verboden. Met DPD naar Zwitserland kost 19,26 euro per pakket tot 20kg plus 27 euro inklaringskosten per zending. Bij incoterm DAP toeslag van 10 euro. Verzending kan met DPD of DHL Express, zie de paragraaf Tarieven.

PDF Pro forma Factuur

PDF Toelichting Pro Forma

IJsland: kan met DHL Express, zie de paragraaf tarieven.

Noorwegen: met DPD zijn consumptieartikelen (inclusief dranken) verboden (kan wél met DHL Express), overige producten 29,80 euro per pakket tot 20kg plus 27 euro inklaringskosten per zending. Bij verzending naar particulieren dient het PID nummer (Personal ID) van de geadresseerde te worden vermeld.

Guernsey; Jersey: dranken kunnen niet meer met DPD, wél met DHL Express.

Let op: Verzending van alcoholische of non-alcoholische dranken naar Groot Brittannië kan niet met DPD, wél met DHL Express (Bij DHL United Kingdom genoemd). Verzending van andere artikelen dan dranken of voedsel kan wél met DPD. Je dient dan via Shipper aanvullende gegevens te verstrekken, op basis waarvan DPD de inklaring verzorgt. Je dient eerst een machtiging (Power of Attorney) te verstrekken aan DPD en u te registreren bij HMRC. Zie hiervoor de website van DPD en zoek op HMRC. Je kunt dan beide formulieren downloaden.

Als de ontvanger de invoerrechten en btw dient te betalen (DAP-NP) krijgt de ontvanger een betaalverzoek van DPD per email. DPD rekent voor de inklaring en deze service aan de verzender een toeslag van 2,75 euro per pakket. Indien je Duty Paid verzendt (DAP-DP) is de toeslag slechts 1,75 euro. Deze bedragen zijn zo laag (inklaringskosten Zwitserland zijn 27 euro per zending), omdat DPD dit volledig heeft geautomatiseerd. Je dient dus géén douanedocumenten op het pakket te doen. Dit had tot gevolg, dat uitzonderingen als accijnsgoederen nog niet via DPD naar de UK kunnen worden verzonden.

Verzending naar Groot Brittannië (United Kingdom)

Verzending van alcoholische of non-alcoholische dranken naar Groot Brittannië kan niet met DPD, wél met DHL Express (Bij DHL United Kingdom genoemd) .

Bij Economy Select is de doorlooptijd gemiddeld 6 kalenderdagen. Bij incoterm DAP ontvangt de geadresseerde een email om de accijns en btw te betalen. Hiervoor wordt geen toeslag in rekening gebracht.

Bij Delivery Duty Paid (DDP) worden accijns en btw bij u in rekening gebracht (toeslag 5 euro). Er wordt geen toeslag aflevering woonadres in rekening gebracht. Er geldt standaard een verzekering van 8,33 SDR’s (bijna 10 euro) per kg.

Je kunt ook naar de UK verzenden via Express Worldwide. De doorlooptijd is dan 2 dagen, de tarieven zijn hoger en de toeslagen zijn als bij verzending naar andere werelddelen.

DHL Express

In deze handleiding staan ook de diverse tarieven. Bij verzending met DHL Express zijn deze tarieven per gewicht. In de bijlage “Instructie aanmaken (digitale) Pro Forma via MyDHL+“ is in kolom “geschat gewicht” vermeld wat meestal het gewicht is van onze verpakkingen gevuld met het maximale aantal flessen waarvoor de verpakking is bedoeld (bij een 6-fles verpakking dus zes 75cl flessen).

Je treft als bijlagen aan:

  1. Handleiding VLX Verzending naar buiten de EU. Hierin staat ook wat u vervolgens moet doen, als wij op uw verzoek een account voor U bij DHL Express hebben aangemaakt.

  2. Instructie VLX aanmaken (digitale) Pro Forma via MyDHL+. Essentieel om precies te volgen bij verzending naar buiten de EU met DHL Express. MyDHL+ is het programma van DHL Express om pakketlabels en douanedocumenten te maken.

  3. MyDHL+ Quick reference guide

  4. MyDHL+ Paperless Trade activeren, opdat u de douanefactuur (Pro forma) digitaal aan kunt maken en naar DHL kan sturen.

  5. My DHL+ upload guide. Nuttig als u bestanden wilt importeren in het adresboek van MtDHL+

Als je wilt verzenden via DHL Express, dan ontvangen wij graag bericht.

We gaan ervan uit dat je een account wenst om DAP te verzenden (is gebruikelijk; de ontvanger betaalt dan in het bestemmingsland verschuldigde invoerrechten, accijns en btw. Geef het ons door als je DDP wilt verzenden (wenselijk bij verzending van relatiegeschenken). Jij als verzender krijgt dan de rekening voor de in het bestemmingsland verschuldigde invoerrechten, accijns en btw.

Houdt s.v.p. rekening met een behandeltijd van enkele werkdagen voor jouw transportfacturen.

Voor facturen gerelateerd aan douanerechten en btw is DHL Express mogelijk afhankelijk van de Nederlandse Douane, welke een minimale behandeltijd aangeeft van 12 weken. Voor meer informatie hierover kun je terecht op de website van de Nederlandse Douane. Kijk voor meer informatie op de site van de Nederlandse belastingdienst onder Douane voor bedrijven.

DHL Express Account aanvragen

Vraag aan Vinologix om een DHL Express account. Geef daarbij aan of je DAP (is gebruikelijk) of DDP (nuttig bij relatieschenken) wilt verzenden.

Vinologix maakt het account aan (een afzonderlijke account per incoterm als u beide mogelijkheden wenst). Jij ontvangt dan een email van DHL Express: “Authorisation to use DHL account”. Klik op “Register for MyDHL+”.

Vinologix mailt jou de handleiding MyDHL+, de handleiding Hoe Paperless Trace activeren en de instructie Aanmaken (digitale) proforma in MyDHL+.

Bij het activeren van Paperless Trade wordt gevraagd om jouw handtekening te uploaden als .jpeg bestand. Je kunt dit doen door een foto van jouw handtekening te maken en deze naar jezelf te mailen.

Selecteer 'Nee' bij 'Heeft u een DHL accountnummer'. Selecteer 'Nee' bij 'Wilt u een DHL account aanvragen'. Vul bij 'Your Details' uw bedrijfsnaam in en uw 06-nummer zonder de “0”. Kies als password het wachtwoord dat u bij de Vinologixwebsite gebruikt met daarachter @Vino9.

Accept Terms en klik op 'Register'. Je krijgt dan een email “Activeer uw MyDHL+ registratie”. Klik op de groene balk. Log in en klik op 'Accept and Continue'. Je krijgt dan een scherm “Selecteer Groep en Standaarden”. Vink 'Authorisation Name' aan als standaard. Klik op 'Selecteer'. Je kunt nu aan de slag. Zie de handleiding MyDHL+ voor verdere informatie.

Verdere vragen over verzending met DHL Express

In de instructie Aanmaken (digitale) proforma in MyDHL+ hebben wij in detail het aanmaken van pakketlabels en de benodigde douanedocumenten toegelicht, specifiek voor het verzenden van alcoholische dranken. Voor vragen hierover, over de hieronder vermelde beperkingen, over eventuele toeslagen en over de aflevering van jouw pakketten dien je de Customerservice van DHL Express bellen: 088 0552000. Je kunt dan het Vinologix export klantnummer opgeven: 194273088.

Tip: het is essentieel deze Handleiding en de Instructie Aanmaken (digitale) proforma in MyDHL+. goed te bestuderen. Als je maar zelden gebruik zult maken van MyDHL+ kun je het aanmaken van het pakketlabel en de proforma aan ons uitbesteden (kosten 15 euro per zending). Zie hiervoor blz. 5 van de Instructie Aanmaken (digitale) proforma in MyDHL+.

Verzending naar andere werelddelen

Verzending van alcoholische dranken alléén toegestaan naar een beperkt aantal landen, waarbij bovendien beperkingen gelden (grijs: ook sterke drank toegestaan, anders maximaal 22% alcohol):

Land

Zone

B to C: mee te zenden extra documenten; beperkingen

Aruba

8

Australia

AU

Queensland en Northern Territories verboden

Canada

8

Alléén naar Alberta, Ontario of Quebec; max 6 liter; geen andere goederen bijvoegen; betalingsbewijs

China

8

POA (volmacht aan UPS); Verkoopfactuur; Kopie legitimatiebewijs ontvanger in kleur

Caribisch Nederland

8

Bonaire; Saba; St Eustatius

Curaçao

8

Filippijnen

8

1 fles per soort; max 500 USD

Hongkong

8

Geen beperkingen

Japan

9

Max 10 kg

Nieuw-Zeeland

AU

Singapore

8

Maximaal 5 liter

St. Maarten

8

Taiwan

8

Maximaal 5 liter, daarboven importvergunning en CoO vereist

USA

US

Geen bier of sterke drank; geen gift; Prior Notice; LOA; 27 staten*

Zuid-Afrika

9

Geschenken max 2 liter

Zuid-Korea

8

Geen grotere flessen dan literfles; vermeld bij opmerkingen KOR-EU-FTA

*Verenigde Staten: Voor alle voedsel- en drank verzendingen (óók voor water en óók voor “personal use”) gelden zeer strenge voorwaarden vanuit de Food and Drug Administration (FDA). De zending dient tevoren te zijn aangemeld te zijn (Prior Notice) door de afzender of door de geadresseerde met details over ieder artikel en de betreffende producent (Prior Notice per artikel). Vermeldt het Prior notice nummer op de pro forma factuur. Vraag, indien de importeur in de USA niet de Prior Notice regelt, bij ons een Prior Notice formulier, vul dit in en bevestig dit op het pakket. DHL verzorgt dan de indiening bij de FDA.

Bij verzending naar een bedrijf met een importvergunning voor alcohol dienen bovendien de USA labellingsvoorschriften te zijn gevolgd (waarschuwingen m.b.t. het gebruik van alcohol), met een Certificate of Label Approval (COLA).

B to C zending is eigenlijk niet toegestaan. Wél is in 27 staten toegestaan, dat een Amerikaan in Europa ter plekke wijn koopt voor eigen consumptie en deze vervolgens naar zijn huisadres in de USA laat sturen. Er is dan geen import vergunning nodig en behoeft ook niet te worden voldaan aan de speciale labellingsvoorschriften (wél de Prior Notice, zie hierboven). Je kunt deze uitweg ook toepassen voor online bestellingen vanuit de USA, dit is op jouw risico, maar tot nu toe gaat dat steeds goed. Je dient een door de besteller ondertekend LOA formulier (Letter of Acceptance) bij het pakket te voegen. Je kunt dit formulier downloaden vanaf onze website. Zie hieronder de staten (alleen wijn; géén bier of sterke drank) en de geldende beperkingen:

Let op: in sommige landen zijn de door jouw klant te betalen belastingen (invoerrechten; accijns; lokale btw) hoog. Jouw klant kan dit nagaan op de douanewebsite in hun land. Je kunt de invoerrechten opzoeken op access2markets (HS code wijn is 2204).

Verzending van andere goederen dan alcoholische dranken mag naar veel meer landen.

Bij incoterm DAP ontvangt de geadresseerde een email om de accijns en btw te betalen. Hierbij brengt DHL Express bovendien 2% van de waarde in rekening met een minimum van 14,5 euro. Bij Delivery Duty Paid (DDP) worden accijns en btw bij jou in rekening gebracht (toeslag 10 euro). Er wordt geen toeslag aflevering woonadres in rekening gebracht. Er geldt standaard een verzekering van 19 SDR’s (ongeveer 22,50 euro) per kg.

Mogelijke opties en toeslagen

Aanvullende verzekering: 1% van de waarde met een minimum van 10 euro. Er kan voor afgelegen gebieden en eilanden een Remote Area toeslag van toepassing zijn (0,45 euro per kg met een minimum van 20 euro).

Méér dan 5 regels op de proforma: 7,50 euro per extra regel. Je dient afzonderlijke regels te nemen, indien producten niet dezelfde 8-cijferige Tariff code hebben (zie Instructie VLX aanmaken (Digitale) proforma via MyDHL+) en/of ze niet dezelfde inhoud hebben en/of indien ze niet in hetzelfde land zijn geproduceerd.

Goederenwaarde van 6000 euro of méér: een gelegaliseerd EUR1 is verplicht (10 euro toeslag).

Er gelden bijzondere toeslagen in exceptionele gevallen als pakket langer dan 120 cm of zwaarder dan 70 kg, wijziging van factuuradres, zaterdaglevering of adrescorrectie.

Tarieven:

Tarieven ex btw, inclusief 15% brandstoftoeslag (toeslag maart 2021, varieert per maand), incl. afhalen en bij GB incl. Brexittoeslag.

Azië: verzending van alcoholische dranken toegestaan naar China, Hong Kong, Filippijnen, Japan, Singapore, Taiwan, Zuid-Korea. Zie ook de beperkingen.

Disclaimer

De regelgeving m.b.t. verzending van alcoholische dranken naar buiten de EU is complex en onderhevig aan verandering. Wij hebben deze ingewikkelde materie zo goed mogelijk proberen uit te zoeken. Wij aanvaarden hiervoor echter geen aansprakelijkheid, mede vanwege de steeds optredende wijzigingen.

Ook DHL Express stelt, dat zij slechts advies geeft en geen enkele aansprakelijkheid aanvaart voor het voldoen aan lokale regelgeving. Deze handleiding is gericht op verzending naar particulieren of naar bedrijven die geen importvergunning hebben. Als verzending zonder importvergunning in principe is toegestaan, kunnen er beperkingen zijn voor de hoeveelheid (Zwitserland maximaal 20 kg nettogewicht per zending), de maximale waarde en/of kan verzending van sterke drank verboden zijn. Dit geldt ongeacht of dit normale bestellingen zijn, monsterflessen zijn of relatiegeschenken.

Wij wijzen erop dat bij landen waarnaar verzending zonder importvergunning in principe is toegestaan toch een importvergunning vereist kan zijn en de materie dieper moet worden uitgezocht. Dit is met name het geval bij stelselmatige export naar een bepaald land en/of bij levering aan zakelijke importeurs (niet voor privé consumptie door de besteller). Bovendien kan de regelgeving ineens gewijzigd zijn en blijkt toch een importvergunning nodig te zijn.

Wij raden aan om de geadresseerde erop te wijzen, dat hij zich op de hoogte moet stellen van bijkomende kosten en voorwaarden bij het importeren van alcoholische dranken in zijn land en dat u daarvoor geen aansprakelijkheid aanvaart. De geadresseerde kan dit waarschijnlijk eenvoudig te weten komen via de website van de douane in zijn land. Als een pakket vast komt te zitten bij de Douane leidt dit tot forse extra kosten!

Heb je het antwoord gevonden?