Binnen de kaders van de Algemene verordening gegevensbescherming (de AVG, ook wel bekend onder de noemer GDPR) gelden nieuwe regels over hoe u als rijschoolhouder omgaat met het verwerken en bewaren van persoonsgegevens.

Dation, een tool waarin u persoonsgegevens verwerkt, is verplicht om deze persoonsgegevens conform de regelgeving te beveiligen en is tevens verplicht om te borgen dat u op correcte wijze omgaat met deze persoonsgegevens.

Binnen uw eigen documentatie, zoals uw algemene voorwaarden en privacy policy, is het belangrijk dat u omschrijft welke persoonsgegevens u verwerkt en met welk doel u dit doet. Dation denkt op functioneel vlak zo goed met u mee om hierin te voorzien binnen de mogelijkheden van Dashboard. Daarom voeren wij, in etappes en binnen de mogelijkheden/eisen, onderstaande wijzigingen door in uw Dashboard.

Overzicht wijzigingen per 25 mei in Dation omtrent de AVG

Burgerservicenummer

Zodra u een leerling archiveert wordt direct het BSN van de betreffende leerling permanent verwijderd uit uw Dashboard. Deze actie wordt ook gelogd in het logboek, zodat u kunt aantonen wanneer u deze data verwijderd hebt en dat u hieraan voldaan hebt.

In Dation Mobile is het BSN niet meer inzichtelijk voor instructeurs.

Nieuwe wijziging per 31 augustus

Naast het burgerservicenummer, kunt u nu aanvullende informatie laten verwijderen zodra u een leerling archiveert. U kunt zelf instellen wat verwijderd wordt:

1. Ga naar het menu 'Beheer'

2. Klik op de knop 'Privacy Instellingen'

Hier kunt u uit een lijst met opties kiezen welke informatie u wilt laten verwijderen als een leerling wordt gearchiveerd en welke informatie u wilt behouden.

Toekomstige wijzigingen in Dashboard omtrent de AVG

Verwijderen overige persoonsgegevens

Wanneer een leerling geen klant meer bij u is, dient u de persoonsgegevens van de leerling te verwijderen binnen 'een redelijke termijn'. Na deze 'redelijke termijn' dient u alle persoonsgegevens van de leerling uit uw systeem te verwijderen, behalve de persoonsgegevens die uw moet bewaren conform de wettelijk bewaarplicht. Dit wordt als volgt verwerkt binnen Dation Dashboard:

  1. Na de 'redelijke bewaartermijn' (vooralsnog hanteren wij hierin twee kalenderjaren na archiveren leerling) worden de persoonsgegevens van de leerling verwijderd uit uw Dation Dashboard, behalve de gegevens die u dient te bewaren in de bewaarplicht voor uw administratie.

  2. Na zeven boekjaren (uw bewaartermijn voor uw administratie) worden de dan nog aanwezige persoonsgegevens verwijderd uit uw Dation Dashboard. Dit betreft 'Debiteurnummer', 'Leerlingnummer', 'Naam leerling' , 'Factuuradres leerling', 'Telefoonnummer leerling' en de bijbehorende financiële administratie (facturen en betalingen)

Verwijderen foto van de leerling

Binnenkort is het mogelijk om de profielfoto van de leerling (indien deze aanwezig is vanuit RijbewijsApp) te verwijderen uit uw bestand. Onderzocht wordt of dit handmatig kan/moet en/of dit tegelijkertijd met het archiveren van een leerling mogelijk wordt.

Verwijderen gegevens uit archief

U heeft waarschijnlijk op dit moment al diverse leerlingen in uw archief staan, waarbij er mogelijk ook diverse persoonsgegevens zijn opgeslagen. Deze dient u te verwijderen indien de bewaartermijn overschreden is.

U kunt dit nu al doen door in het menu Leerlingen te zoeken op Status + Archief en/of door een rapport met kandidaten te downloaden uit Statistieken - Leerlingen.

Momenteel is in onderzoek hoe dit geautomatiseerd en/of in bulk gedaan kan worden, zodat u hier sneller in kunt handelen.

Het recht om persoonsgegevens over te dragen (dataportabiliteit)

Uw leerling kan een verzoek bij u doen om de gegevens die u over hem beheert inzichtelijk te maken en in digitale vorm aan de leerling te verstrekken.

Momenteel is in onderzoek in welk format de vereiste gegevens aangeboden kan worden en welke gegevens u dient aan te bieden, zodat u dergelijke verzoeken snel kunt afhandelen en afhandelen.

Mocht er voordat deze functionaliteit beschikbaar toch al een verzoek van een leerling bij u binnenkomen, kunt u de leerling de volgende gegevens toesturen:

  1. E-mail 'Cursus rooster' via menu cursus van de leerling

  2. E-mail facturen naar de leerling (u kunt in een factuur de originele factuur nogmaals verzenden zoals u destijds ook verzonden hebt)

  3. Download de brief 'Leerling gegevens' welke u een Word-bestand oplevert met alle gegevens van de leerling (heeft u deze brief niet beschikbaar in uw systeem neem dan contact op met onze supportdesk)

Het recht om ‘vergeten’ te worden

Het kan voorkomen dat een leerling u vraagt om zijn gegevens vroegtijdig te verwijderen. U bent verplicht de gegevens te verwijderen, behalve de data die u conform de wettelijke bewaarplicht op uw administratie nog dient te bewaren.

Mocht dit verzoek bij u binnenkomen, dan dient u alle gegevens te verwijderen, behalve onderstaande gegevens die u verplicht moet bewaren voor bewaarplicht binnen uw administratie:

  • Debiteurnummer

  • Naam leerling

  • Factuuradres

  • Telefoonnummer

  • Facturen (en eventuele factuurnotities)

  • Betalingen

  • Planning

Het recht om de persoonsgegevens die u verwerkt te wijzigen

Uw leerling heeft het recht om onjuiste persoonsgegeven te laten wijzigen en/of ontbrekende persoonsgegevens te laten aanvullen.

Indien dit verzoek bij u binnenkomt, dan kunt u de betreffende gegevens aanvullen in uw Dashboard.

Onderzocht wordt of het relevant is dat de leerling dit zelf kan wijzigen/aanvullen, bijvoorbeeld via de RijbewijsApp en/of Rijlesplanner.

Heb je het antwoord gevonden?