Wanneer u wel eens een factuur uit handen geeft aan een incassobureau is het belangrijk om op de aanmaning die u verstuurd expliciet te vermelden welk bedrag aan bijkomende incassokosten uw leerling riskeert. Doet u dit niet, dan loopt u het risico dat de leerling deze extra kosten aanvecht en niet hoeft te betalen.

Een incassobureau hanteert altijd een minimumbedrag aan bijkomende kosten en bovendien geldt er een percentage over het openstaande bedrag als extra kosten. De exacte regels hierover vindt u in onze FAQ.

Hieronder vindt u een stappenplan en instructievideo waarin wordt uitgelegd hoe u deze incassokosten in Dation kunt instellen en automatisch kunt laten tonen op uw aanmaningen.

1. Instellen incassokosten in Beheer

  1. Ga naar Beheer > Financiƫle instellingen > Factuurinstellingen

  2. Vink in de sectie Kosten incassobureau 'Inschakelen' aan

  3. Vul de bedragen en percentages in die uw incassobureau hanteert

Belangrijk! Informeer bij uw incassobureau naar de bedragen en percentages die zij hanteren!

Kosten_incassobureau.JPG

2. Toevoegen keyword op uw e-mailsjabloon

Het is belangrijk dat u het keyword [INCASSOKOSTEN] toevoegt aan het e-mailsjabloon dat u gebruikt om aanmaningen te verzenden. Het keyword [INCASSOKOSTEN] toont automatisch het bedrag aan bijkomende incassokosten voor de betreffende factuur.

  1. Ga naar Beheer > Communicatie instellingen > E-mailinstellingen > Instellingen > Sjablonen

  2. Klik op Bewerken bij uw Factuur - aanmaning sjabloon

  3. Voeg een tekst naar eigen keuze toe waarin u kenbaar maakt dat er extra incassokosten worden berekend als er niet op tijd betaald wordt en verwerk hier het keyword [INCASSOKOSTEN] in, zodat het juiste bedrag wordt weergegeven.

3. Toevoegen keyword op uw PDF/RTF sjabloon

Het is erg belangrijk dat op de facturen ook expliciet vermeld wordt welk bedrag aan incassokosten extra worden berekend als u deze post uit handen geeft aan het incassobureau. Ook voor deze PDF en RTF facturen geldt dat u een tekst naar eigen keuze kunt toevoegen. Ook hierin verwerkt het keyword [INCASSOKOSTEN] zodat het bedrag aan bijkomende incassokosten automatisch wordt berekend en getoond op de betreffende factuur.

Video - Incassokosten op uw aanmaning

Heb je het antwoord gevonden?